大人数イベントでの、zoom操作(ホスト)を体得中!

こんにちは!イベント21奈良本社CC(カルチャーコーディネーター)の坂上奈穂(さかがみなお)です!

コロナ禍で、イベント21は今まで以上に「つながり」を大事にしています!

その中で、最近は「zoom操作(ホスト)といえば…」という感じで自分に役割をいただくことが増えました😊

大人数zoom飲み!

まず1つ目は、イベント21の公式zoom飲み!

「公式」と付いているのは、「非公式」zoom飲みが各拠点・各レイヤーなどで自主的に行われているから。社長も参加したり、各種コンテンツをしっかり準備して時間を決めて行っているので、「公式zoom飲み」と呼んでいます✨

毎回、50名程の社員が参加してくれているオンラインイベントです!

公式zoom飲みのホストの役割は・・・

・グループディスカッション時のグループ分け

・全員に対して、一斉ミュート/ミュート解除

・話している人に「スポットライトビデオ」

・集合写真のスクショ

こうやって並べるとめっちゃ簡単そうなんですが、公式zoom飲みのホストの難しいところ(やりがい)は、グループ分けだと思います。

事前にグループを決めていたらその通りに振り分けるだけなんですが、このイベントは当日に参加を決めてくれるメンバーが多く、人数やメンバーにかなり変動があるので、当日その場にいるメンバーを見てその場でグループを決めています。

なので、みんなの「名前」が頼り。複数名で参加する時は、「〇〇支店 〇名」というように人数が一目で分かるようにしてもらっています!

8〜10グループくらいのディスカッションルームを作成するので、分け分けすること自体は大変ですが、その分きれいに分けられたときには「お!!!」って1人で感心します(笑)

オンライン公開MBA!

公開MBA

こちらも50名弱の参加者に向けて、zoom操作をさせていただきました!(名前を非表示にする方法を覚えました。😊)

先程の公式zoom飲みとの違いは1点だけ!!

「社外の方がいらっしゃるかどうか…!!」

人数は変わらなくても、対象者に社外の方が含まれるというこのプレッシャーがなかなかに大きいのです。🙇‍♂️

でも、ホストとしてやってることは大体同じ!

・グループディスカッション時のグループ分け

・全員に対して、一斉ミュート/ミュート解除

・話している人に「スポットライトビデオ」

・集合写真のスクショ

・途中入室された方への対応(入室許可、ディスカッションルームへの再振り分け等)

・司会等その他の運営メンバーと連携を取って、ディスカッションタイム等の時間の調整

話している人を全員の画面にアップで表示させる「スポットライトビデオ」の設定がなかなか難しくて苦戦しました。次に話す人を予測する必要があること、その人が画面のどこにいるかを覚えていないと早い行動が出来ないこと。また、他のホストの仕事をしているとスポットライトビデオの仕事にまで手が回らないこと。

複数人でホストとしての操作をするために「共同ホスト」の権限を数名に渡して役割分担することでオンタイムでスムーズに進めることが出来、運営メンバー同士がより一致団結できることを学びました!🌟

第4回ワールドサマーコンベンション!

極めつけはコレ!!😳

初のオンライン開催で、関西・関東・九州・ベトナムの4会場を繋いだ「サマコン」!

個人的に、一番難しかったし、一番課題点も感じたオンラインイベントでした。

さっきまでのに比べたら、「4会場しかないから簡単なんちゃうん?!」って思うじゃないですか。

違うんです!関西と関東には「手持ちカメラ」という別アングルのカメラが複数個あって。

京都支店のKくん

スクリーンを見ている人が飽きないように、様々なアングルのカメラに次々に変えていく「スイッチャー」のような役割でした。

また、各会場のマイクのオンオフの切り替えも担当。これが難しくて…。関西会場の音声は普通に聞こえているのでマイクをオンにし忘れてしまっていたり(それがあかんねん笑)、臨機応変に司会が話し始めてくれてても、マイクのオンオフが間に合わなかったり…。

遠隔での連携が難しぃぃい!と思ったサマコンのホスト役でした。🙇‍♂️

私の仕事場。

挙げ句の果てには、PCの不調でスマホからミュートのオンオフを操作するという荒業。

関東会場の運営メンバーにも助けていただき、何とかサマコンを終えることが出来ました。

まとめ

まさか、このコロナ禍で、コロナをバネに私が「zoom操作」をしまくる日が来るとは思ってもみなかったです。😂

おかげさまで色んな機能を体得したり、ショートカットキーを使えるようになってきたり。オンラインでできる幅が増えてきました!

zoom操作にも練習が要るし、自分もまだまだ臨機応変に対応しきれなくてせっかくの発言を拾いきれなかったりとかで「ごめんなさい!!」って思うことも沢山あります…。

でも、オンラインでもこうやって「つながり」を大事にして、社員同士が顔を合わせる機会を作ったり、社外の人とも繋がったりする機会に、当日運営メンバーとして携われるのはすごく嬉しいし、やりがいを感じるところやな〜って思います。

zoom自体は毎日のように使っているけれど、

まだまだこのような大規模な場面で、zoom操作をする機会はありそうなのでパワーアップしていけるように頑張っていきます!✨

ではまた。

イベント21の坂上奈穂でした!

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